中國鐵道建筑集團有限公司（以下簡稱“中國鐵建”）董事會規(guī)范建設(shè)以來，通過構(gòu)建模式、創(chuàng)新方式、完善機制，持續(xù)強化外部董事溝通，為外部董事了解企業(yè)實情、科學(xué)參與決策、發(fā)揮咨詢作用提供了有力支撐。
構(gòu)建多渠道的溝通模式，營造良好溝通氛圍
通過建立全方位的溝通模式，加強外部董事與企業(yè)各方的有效溝通，營造誠實互信、履職擔(dān)當(dāng)?shù)牧己梅諊?。一是加強與內(nèi)部董事的有效溝通。董事長高度重視與外部董事的溝通，每年定期就企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、深化改革、轉(zhuǎn)型升級、創(chuàng)新發(fā)展、風(fēng)險內(nèi)控等重大事項與外部董事進(jìn)行單獨溝通。內(nèi)部董事在日常工作中主動向外部董事介紹企業(yè)情況，共同探討企業(yè)改革發(fā)展重大事項，不斷增進(jìn)理解信任，努力形成團隊合力。二是加強與經(jīng)理層的日常溝通。經(jīng)理層主動邀請外部董事出席年度工作會議及發(fā)展規(guī)劃、風(fēng)險合規(guī)等重要專題會議，就企業(yè)改革發(fā)展等重大事項進(jìn)行工作交流。定期匯報經(jīng)營、財務(wù)、投資等企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理信息，幫助外部董事及時掌握企業(yè)情況。陪同外部董事開展現(xiàn)場調(diào)研，介紹企業(yè)基本情況和重點項目進(jìn)展，為外部董事決策提供支撐。三是加強與專業(yè)機構(gòu)的咨詢溝通。發(fā)揮財務(wù)審計、管理咨詢等外部專業(yè)機構(gòu)作用，為外部董事履職提供“外腦”支撐。外部董事定期與外部審計機構(gòu)就財務(wù)報告、風(fēng)險內(nèi)控等事項進(jìn)行溝通，與管理咨詢機構(gòu)就企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、文化建設(shè)等進(jìn)行深入交流，充分聽取意見建議。
完善全過程的決策溝通機制，提升溝通實際效果
建立覆蓋會前、會中、會后的董事會決策溝通機制，保障董事會科學(xué)、審慎決策。一是決策會議前預(yù)先溝通議案信息。嚴(yán)格執(zhí)行議事規(guī)則，董事會召開前提前將議案資料報送外部董事，認(rèn)真聽取、采納外部董事建議。涉及中長期發(fā)展戰(zhàn)略等重大事項的，會前由經(jīng)理層成員與外部董事進(jìn)行充分溝通，根據(jù)意見修改完善并進(jìn)行二次溝通后，再提交董事會審議。對專業(yè)性強、較為復(fù)雜的投資項目，在形成議案前組織外部董事開展實地調(diào)研、專題論證，保證外部董事全面掌握決策所需信息。二是決策會議中充分聽取意見建議。董事會積極打造勤勉盡責(zé)、暢所欲言的董事會文化，當(dāng)外部董事提出相關(guān)補充完善意見時，董事長和總裁積極聽取采納，本著嚴(yán)謹(jǐn)審慎的原則，要求對議案進(jìn)行補充完善后再行審議。近兩年來，董事會及專門委員會采納外部董事建議對2項議案予以緩議。三是決策會議后及時反饋執(zhí)行情況。建立董事會決議執(zhí)行情況定期反饋機制，董事會辦公室定期向外部董事匯報董事會決議執(zhí)行情況，發(fā)展規(guī)劃、投資開發(fā)、人力資源、審計等部門定期向外部董事反饋戰(zhàn)略執(zhí)行情況、投資項目進(jìn)展，以及薪酬考核、風(fēng)險內(nèi)控、合規(guī)管理等工作情況，幫助外部董事及時了解公司重點工作進(jìn)展。
創(chuàng)新便捷高效的溝通方式，強化履職信息支撐
結(jié)合公司“A＋H”兩地上市實際，創(chuàng)新溝通方式，努力克服新冠疫情影響，確保境內(nèi)外董事合規(guī)高效履職。一是做好境內(nèi)外董事參會保障。對視頻會議系統(tǒng)等進(jìn)行軟硬件升級，在依法合規(guī)前提下，以現(xiàn)場會議＋視頻會議、電話會議等多種方式組織召開董事會及專門委員會會議，確保境內(nèi)外董事按時參會、順暢交流，決策意見表達(dá)充分、合規(guī)、有效。二是做好外部董事調(diào)研支撐。制訂《外部董事調(diào)研工作制度》，根據(jù)新冠疫情防控要求，因地制宜開展調(diào)研，幫助外部董事全面了解基層實際。外部董事深入一線，通過調(diào)研、座談，為基層企業(yè)問診把脈，助力企業(yè)改革發(fā)展。比如，在所屬企業(yè)鐵建重工分拆上市過程中，外部董事發(fā)揮專長給予業(yè)務(wù)指導(dǎo)，推動了項目順利實施。三是做好企業(yè)日常信息報送。董事會辦公室定期編制報送業(yè)內(nèi)重大信息、資本市場月報，匯總最新宏觀政策、市場動態(tài)、行業(yè)分析、股價走勢等，為外部董事提供參考。通過香港聯(lián)席公司秘書和所屬在港企業(yè)，做好在港外部董事履職服務(wù)，確保相關(guān)資料正常送達(dá)、及時簽署、安全歸檔。
下一步，中國鐵建將持續(xù)加大董事會建設(shè)力度，不斷提升外部董事履職支撐服務(wù)質(zhì)量，幫助外部董事更好行權(quán)履職，推動董事會更加規(guī)范高效運作。
